Aviso sobre prácticas de privacidad

Versión No. 2 – 8 de diciembre de 2003

Este AVISO describe cómo su información médica puede ser usada y divulgada y de cómo usted puede tener acceso a esta información. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.

I. Quién presenta este Aviso

Este Aviso describe las políticas de privacidad del Center for Outpatient Rehabilitation and Evaluation  (la "Clínica"), incluyendo las de los miembros de su fuerza laboral, los miembros del personal médico y los profesionales de salud afiliados que trabajan en la Clínica. En este Aviso la Clínica y los proveedores individuales de atención médica algunas veces se les refiere como "la Clínica y los profesionales de atención médica". A pesar de que la Clínica y los profesionales de atención médica colaboran en actividades conjuntas y ofrecen servicios médicos integrados, tanto la Clínica como los profesionales de atención médica son entidades jurídicas independientes. Este Aviso se aplica a los servicios ofrecidos a usted en CORE, 1181 Mall Dr., Las Cruces, NM 88011.

II. Obligaciones de privacidad

Por ley, la Clínica y los profesionales de atención médica deben conservar la privacidad de su información médica ("Protected Health Information" -Información médica protegida- o "PHI" por sus siglas en inglés) y ofrecerle este Aviso con los deberes jurídicos y políticas de privacidad respecto a su información médica protegida. La Clínica y los profesionales de atención médica deben cumplir con  la ley en los términos de este Aviso (o de cualquier otro aviso vigente al momento de utilizar o divulgar su PHI) cuando utilizan o divulgan su PHI.

III. Usos y divulgaciones permitidas sin su autorización por escrito

En ciertas situaciones, que se describen más adelante en la sección IV, debemos contar con su autorización por escrito para usar y/o divulgar su PHI. Sin embargo, la Clínica y los profesionales de atención médica no necesitan su autorización para los siguientes usos y divulgaciones.

A. Usos y divulgaciones para operaciones de tratamiento, pago y atención médica. Podemos usar y divulgar su PHI, pero no su "Información altamente confidencial" (definida más adelante en la sección IV.C) , para ofrecerle tratamiento médico, obtener el pago por los servicios ofrecidos a usted y realizar nuestras "operaciones de atención médica" descritas a continuación:

·        Tratamiento. Usamos y divulgamos su PHI para ofrecerle tratamiento y otros servicios, por ejemplo, diagnóstico y tratamiento de su lesión o enfermedad. Además, podemos contactarle para ofrecerle recordatorios de sus citas o información acerca de las alternativas de tratamiento o de otros beneficios relacionados con su salud que pudieran ser de su interés. También podemos divulgar su PHI a otros proveedores de atención médica involucrados en su tratamiento.

·        Pagos. Podemos utilizar y divulgar su PHI para obtener el pago de los servicios que se le brindaron, por ejemplo, para reclamar y obtener el pago de su aseguradora de salud, HMO u otra compañía que se encargue de tramitar o pagar el costo de algunos o de todos sus servicios de atención médica ("la parte responsable del pago") para verificar que la persona responsable del pago pagará su atención médica.

·        Operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar su PHI para nuestras operaciones de atención médica, que incluyan la administración y planificación interna y actividades diversas que mejoren la efectividad de la calidad y del costo de la atención que le ofrecemos. Por ejemplo, podemos utilizar su PHI para evaluar la calidad y capacidad de nuestros médicos, enfermeras y otros trabajadores de atención médica. También podemos divulgar su PHI a nuestra oficina de privacidad  a fin de resolver cualquier queja que pudiera tener y para garantizar que tenga una estancia confortable.

También podemos divulgar su PHI a sus otros proveedores de atención médica cuando su PHI sea solicitado por ellos para atenderle, recibir el pago por los servicios que le hayan prestado a usted o para realizar ciertas operaciones de atención médica como evaluación de la calidad y actividades de mejora, revisión de la calidad y capacidad de los profesionales de atención médica; o para la detección de fraudes y abusos o complicidades médicas. Además, podemos compartir su PHI con nuestros centros asociados que realizan en representación de la Clínica y /o los profesionales de atención médica servicios de operaciones de tratamiento, pago y atención médica.

B. Divulgación a familiares, amigos cercanos y personal sanitario. Su PHI (excepto en el caso de Información altamente confidencial, descrita en la sección IV C) puede ser divulgado a un familiar, a otro pariente, a un amigo cercano o a cualquier persona que usted reconozca cuando esté presente para, o por el contrario, disponible antes de la divulgación, si (1) obtenemos su consentimiento; (2) le ofrecemos la oportunidad de objetar la divulgación y usted no la rechaza; o (3) inferimos de forma razonable que no objetará la divulgación.

Si usted no está presente o no tiene la oportunidad de acceder u objetar el uso o divulgación de su información debido a su incapacidad o a alguna circunstancia de emergencia, la Clínica y/o los profesionales de atención médica podrán emplear su juicio profesional para determinar si una divulgación es lo más conveniente para sus intereses. Si se divulga información a un familiar, a un pariente o a un amigo personal cercano, la Clínica y/o los profesionales de atención médica sólo comunicarán la información que consideren relevante a las personas involucradas con su atención médica o relacionadas con el pago de su atención médica. También podemos divulgar su PHI a fin de notificar (o ayudar en la notificación) a tales personas sobre su ubicación, condición general o muerte.

C. Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI para las siguientes actividades de salud pública: (1) Para ofrecer información médica a las autoridades de salud pública con el propósito de prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad; (2) para denunciar negligencia y abuso infantil a las autoridades de salud pública u otras autoridades gubernamentales autorizadas por la ley para que reciban tales reportes; (3) para ofrecer información sobre productos y servicios bajo la jurisdicción de la U.S. Food and Drug Administration; (4) para advertir a una persona que haya estado expuesta a una enfermedad contagiosa o por el contrario, que pueda estar en riesgo de contraer o transmitir la enfermedad o condición; y (5) para proporcionar información a su empleador según la legislación sobre enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo, o sobre vigilancia médica en el lugar de trabajo.

D. Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Si consideramos de un modo razonable que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica, podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental, incluso a un servicio social o agencia de servicios de protección autorizada por la legislación para recibir reportes de abuso, negligencia o violencia doméstica.

E. Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud que inspecciona el sistema de atención médica y tenga a su cargo la responsabilidad de garantizar la conformidad con las reglas de los programas gubernamentales de salud como Medicare o Medicaid.

F. Procesos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su PHI en el transcurso de un proceso judicial o administrativo en respuesta a una orden judicial u otro proceso legal.

G. Autoridades judiciales. Podemos divulgar su PHI a la policía u otra autoridad judicial según lo requiera o permita la ley o en cumplimiento con una orden judicial o un tribunal o citatorio legal administrativo.

H. Finados. Podemos divulgar su PHI a un investigador de muertes violentas o inspector médico conforme sea autorizado por la ley.

I. Donación de órganos y tejidos. Podemos divulgar su PHI a organizaciones que facilitan la donación, almacenamiento o trasplante de órganos, ojos o tejidos.

J Investigación. Podemos utilizar o divulgar su PHI sin su consentimiento o autorización si nuestro consejo de revisión institucional/consejo de privacidad aprueba una renuncia voluntaria que autorice la divulgación.

K. Salud o seguridad. Podemos utilizar o divulgar su PHI para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente hacia una persona o para la salud o seguridad pública.

L. Funciones gubernamentales especializadas. Bajo ciertas circunstancias podemos utilizar o divulgar su PHI a entidades del gobierno con funciones especiales como el ejército o Departamento de Estado de los Estados Unidos.

M. Compensación laboral. Podemos divulgar su PHI conforme se autorice y hasta el punto necesario para cumplir con la ley de New Mexico relacionada con compensaciones laborales u otros programas similares.

N. En cumplimiento con la Ley. Podemos utilizar y divulgar su PHI cuando así lo requiera cualquier otra ley que no se haya citado en las categorías anteriores.

IV. Usos y divulgaciones que requieren su autorización por escrito

A. Uso o divulgación con su autorización. Para cualquier propósito diferente a los descritos arriba en la sección III, únicamente usamos o divulgamos su PHI cuando nos concede su autorización por escrito en nuestro formulario de autorización ("Su Autorización"). Por ejemplo, usted tendrá que llenar un formulario de autorización antes de que nosotros enviemos su PHI a su compañía de seguros de vida o al abogado que representa la otra parte en la litigación en la que usted está involucrado.

B. Comercialización. También debemos obtener su autorización por escrito ("su Autorización de Comercialización") antes de utilizar su PHI para enviarle cualquier material de comercialización. (Sin embargo, podemos ofrecerle materiales de comercialización personalmente sin tener su Autorización de Comercialización. La Clínica y/o los profesionales de atención médica también están autorizados para que puedan entregarle un regalo promocional con valor nominal, si así lo desean, sin tener su Autorización de Comercialización). Además, la Clínica y/o los profesionales de atención médica pueden informarle sobre productos o servicios relacionados con su tratamiento, administración de casos o coordinación de atención, o sobre tratamientos, terapias, proveedores o entornos de atención alternativos sin su Autorización de Comercialización.

C. Usos y divulgaciones de su información altamente confidencial. Además, las leyes federales y estatales exigen protecciones especiales de privacidad para cierta información altamente confidencial acerca de usted ("Información altamente confidencial "), incluyendo la parte de su PHI que: 1) se utilice en notas de psicoterapia; (2) esté relacionada con servicios de salud mental y discapacidades relacionadas al desarrollo; (3) esté relacionada con la prevención, tratamiento y recomendación sobre el abuso de drogas o de alcohol;(4) esté relacionada con la prueba de VIH/SIDA o hepatitis viral; (5) esté relacionada con el reporte a las autoridades de salud pública de enfermedades contagiosas; (6) esté relacionada con el reporte de un registro de cáncer; (7) esté relacionada con una prueba o análisis genético. Para que divulguemos su información altamente confidencial para un propósito distinto a los permitidos por la ley, debemos obtener su autorización por escrito.

V. Sus derechos con relación a su información médica protegida

A. Información adicional; Quejas. Si desea más información acerca de sus derechos de privacidad, si considera que hemos violado sus derechos de privacidad o no está de acuerdo con una decisión que hayamos tomado sobre el acceso a su PHI, puede comunicarse a la oficina de privacidad. También puede presentar quejas por escrito al Director de la oficina de derechos civiles del Departamento de salud y servicios humanos de Estados Unidos. Si lo solicita, la oficina de privacidad le ofrecerá la dirección exacta del Director. La Clínica y los profesionales de atención médica no tomarán represalias en su contra si usted presenta una queja contra la oficina de privacidad o el Director.

B. Derecho a solicitar restricciones adicionales. Usted puede solicitar restricciones con relación al uso y divulgación de su PHI (1) para operaciones de tratamiento, pago y atención médica, (2) para personas (como un familiar, otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona identificada por usted) relacionadas con su atención médica o con el pago de su atención médica, o (3) para notificar o colaborar en la notificación de tales individuos respecto a su ubicación y condición general. A pesar de que se considerarán cuidadosamente todas las solicitudes de restricciones adicionales, la Clínica  y los profesionales de atención médica no están obligados a aceptar una restricción solicitada. Si desea solicitar restricciones adicionales, por favor obtenga un formulario en nuestra oficina de privacidad y deposite el formulario una vez completado en la misma oficina. Se le enviará una respuesta por escrito.

C. Derecho a recibir comunicaciones confidenciales. Si usted lo solicita, la Clínica y los profesionales de atención médica acogerán cualquier solicitud razonable por escrito para que usted reciba su PHI a través de medios de comunicación alternativos o en ubicaciones alternativas.

D. Derecho a cancelar su autorización. Puede revocar su Autorización, su Autorización de Comercialización o cualquier autorización por escrito obtenida con relación a su información altamente confidencial, excepto en el caso de que la Clínica y/o los profesionales de atención médica hayan tomado acciones de seguridad sobre ella, ofreciendo una declaración de revocación escrita a la oficina de privacidad identificada más abajo. Esta disponible si lo solicita un formulario para la cancelación por escrito en la oficina de privacidad.

E. Derecho a examinar y copiar su información de salud. Usted puede solicitar acceso a su expediente médico y a los registros de facturación mantenidos por la Clínica y los profesionales de atención médica a fin de examinar y solicitar copias de estos registros. Bajo circunstancias específicas, se le puede negar el acceso a una parte de sus registros. Si usted es padre o tutor legal de un menor, no tendrá acceso a ciertas partes del historial médico del menor (por ejemplo, los registros relacionados con asistencia psicológica o psicoterapia, embarazo o alumbramiento). Si desea obtener acceso a sus registros, por favor consiga un formulario de solicitud de registro en la oficina de privacidad y envíelo una vez completado a la misma oficina. Si usted solicita copias, le cargaremos una tarifa por cada página según lo establezca la ley federal y estatal. También le cobraremos los gastos postales, si solicita que le enviemos las copias por correo.

F. Derecho a modificar sus registros. Usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos el PHI de su expediente médico o registros de facturación. Si desea modificar sus registros, por favor consiga un formulario de solicitud de modificación en la oficina de privacidad y envíelo ya completo a la misma oficina. Atenderemos su solicitud a menos que la Clínica y/o los profesionales de atención médica consideren que la información que desea modificar es correcta y completa o apliquen otras circunstancias especiales.

G. Derecho a recibir un reporte de las divulgaciones. Según lo requiera, puede obtener un reporte de ciertas divulgaciones de su PHI que hayamos realizado durante cualquier periodo de tiempo anterior a la fecha de su solicitud, considerando que dicho periodo no supere los seis años y no se refiera a divulgaciones que ocurrieron antes del 14 de abril de 2003. Si solicita un reporte más de una vez durante un periodo de doce (12) meses, le cargaremos una tarifa por el informe según lo establezca la ley del estado.

H. Derecho a recibir una copia de este aviso. Si lo solicita, usted puede obtener una copia de este Aviso, incluso si aceptó recibirlo electrónicamente.

VI. Fecha de vigencia y duración de este aviso

A. Fecha de vigencia. Este Aviso es efectivo a partir del 8 de diciembre de 2003.

B. Derecho a cambiar los términos de este aviso. Podemos cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento. Si cambiamos este Aviso, podemos hacer efectivos los términos del nuevo aviso para toda la información médica protegida en poder de la Clínica y de los profesionales de atención médica, incluyendo cualquier información generada o recibida antes de publicar el nuevo aviso. Si cambiamos este Aviso, publicaremos un nuevo aviso en las áreas de espera de la Clínica y en nuestro sitio de Internet www.sphn.com. Usted también puede obtener cualquiera nuevo aviso contactando la oficina de privacidad.

VII. Oficina de privacidad

Usted puede contactar la oficina de privacidad de la Clínica en:

Clinic Privacy Office

CORE

1181 Mall Dr.

Las Cruces, NM 88011

Número de teléfono: 505-521-1111

E-mail: www.sphn.com

O

Corporate Privacy Office

Tenet HealthCare

13737 Noel Road, Suite 100

Dallas, TX 75240

E-mail: PrivacySecurityOffice@tenethealth.com